为加强学院财务和物资管理，本着节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，统一管理的原则，结合学院实际情况特制定本规定。
一、学院物资的采购和管理实行统一采购、统一发放、统一存放、统一回收处理（有关物资管理维修办法另行规定）。为加强管理，分清责任，学院成立物资采购工作小组和采购小组，负责管理学院的物资采购工作。
二、工作小组组长由行政副院长，副组长由学院办公室主任和党委办公室主任担任，组长和副组长同时对各小组工作进行检查、监督。根据不同的购置内容成立办公用品采购小组、家具采购小组、印刷品采购小组、办公设备采购小组、办公耗材采购小组、图书采购小组、实验室设备采购小组、工会福利用品采购小组，分别由相关工作人员及技术人员（需三人以上）组成。
工作小组组长：梅松伟
工作小组副组长：刘娜 李欣霜 李萌
组 员：采购小组全体成员
办公用品采购小组：刘 娜、李欣霜、张咪
办公设备采购小组：刘兵、谭莹、曹广开
印 刷 品采购小组：张双双、蒋雪薇、谭莹
家 具 采购小组：李萌、程文华、张咪
办公耗材采购小组：程文华、李 萌、蒋雪薇
图 书采购小组：李欣霜、王冬梅、李萌
实验室设备采购小组：龙曼丽、董 雪、汤寰宇
工会福利用品采购小组：曹广开、刘兵、刘娜
采购小组中第一人负责对学院物资的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核以及报销工作；采购小组中第二人负责对物资及采购价格的登记、记账和验收；采购小组中第三人负责对物资采购价格的审核。
三、学院物资由物资采购工作小组实行集中采购。凡一次性购买金额预计超过500元的，须至少安排两人一起外出采购；超过2000元的，需经学院党政联席会同意后方可采购；超过1万元（含1万元），需与供应商签订合同；超过10万元（含10万元），实行学校集中采购。
四、采购物资时，采购负责人必须向供应商索取正规发票和物品清单，作为报销凭证；物资采购完毕，填写《费用报销单》，小组所有成员签字后方可履行报销手续，相关采购材料上报学院办公室编号存档，存档周期按党政班子任期届满和学校审计后延后一年。
五、每学期学院管理干部、实验室人员根据需采购物资填写《吉林大学公共外语教育学院采购申请单》，上交至学院办公室（临时用品需至少7个工作日提出申请），由采购小组提出采购方案，上报主管副院长审核，超过2000元的经党政联席会通过后按采购流程进行采购、报销。
六、学院物资采购需按照《中央行政单位通用办公设备家具配置标准》执行，并接受学院纪委监督。
七、本规定未尽事宜，按学校和学院有关规定执行。本规定自2019年10月15日党政联席会通过之日起实施，由学院办公室负责解释。
